بنابراین پس از انقضای موعد مقرر در آگهی برای ارائه اسناد، اداره تصفیه به مطالبـات رسـیدگی نمـوده و تصـدیق، یـا رد مـی نماید. و جلب نظر متوقف را در صورتی که در دسترس باشد، خواهد کرد و اداره مکلف نیست به اظهـارات متوقـف ترتیـب اثـر دهد.۲

بدین ترتیب، تشخیص و تصدیق طلب طلبکاران توسط اداره تصفیه به عمل خواهد آمد. بدیهی است با معرفی شدن طلبکاران و تسلیم اسناد طلب خود، همین اسناد مستند تشخیص طلب و تشکیل هیئت طلبکاران (غرما) قرار می گیـرد، تـا بـدان وسـیله طلبکاران بتوانند نسبت به انعقاد قرارداد ارفاقی و وصول طلب خود ولو به صورت ۳ سهم غرمایی اقدام و استفاده کنند.

اداره تصفیه برای رسیدگی در صورت لزوم می تواند ابراز دفاتر بستانکاران را بخواهد. قانون گذار معین نکـرده اسـت کـه از چـه کسانی می توان ابراز دفتر را مطالبه نمود، ولی بدیهی است فقط تجار مکلف به داشتن دفتر هستند و فقط از آن ها مـی تـوان ابراز دفاتر را تقاضا کرد. در صورتی که دفاتر ابراز نشود اداره تصفیه طلب مربوط را رد خواهد کرد، مشروط بر اینکه دلایل قابل قبول دیگری برای اداره وجود نداشته باشد. به موجب ماده ۳۲ قانون اداره تصفیه مطالباتی که به موجـب سـند رسـمی وثیقـه ملکی دارند باید در برگ طبقه بندی منظور شود

هر چند از طرف بستانکار اظهار نشده باشد و هرگاه منافع مالی هـم در مـورد رهن باشد این موضوع نیز باید در برگ مزبور نوشته شود. پس از انقضای موعد ابـراز اسـناد، منتهـا در ظـرف بیسـت روز، اداره صورتی با در نظر گرفتن طلبهایی که حق رهن و یا رجحان دارند، تهیه خواهد نمود(ماده ۳۳ قـانون اداره تصـفیه) بسـتانکارانی که مردود شده اند با ذکر دلیل رد ضمن این صورت قید می شوند ( ماده ۳۴ قانون اداره تصفیه).