تقسیم بندی منطقی

تهیه کننده باید برای تهیه یک نامه، پیش تر موضوعات و مطالب مورد نظر برای تحریر را فهرست کند و با تنظیم دوباره فهرست مزبور بر اساس اولویت ها، چارچوب نامهٔ خود را  آماده سازد. این عمل باعث می شود که هیچ مطلبی از قلم نیفتد و مطالب مهم و اصلی در ابتدا و مطالب فرعی و کم اهمیت تر بعل از آن به نگارش در آیند. این تقسیمبندی، معرف تجربه و دانش نویسنده بوده و پیام گیرنده یا خواننده را در درک پیام و اقدام برای انجام آن یاری مینماید.

نامه ها به صور مختلف پایان میگیرند، ولی آنچه در پایان نامه بیشتر به چشم میخورد،پاسخ است. نیز می تواند مؤثر و سرنوشت ساز باشد. در مورد نتیجه گیری و سرانجام نوشته باید دقت شود که نامه با جملاتی زیبا و دلپذیر پایان یابد تا تأثیر نوشته را افزون کند و مخاطب را به انجام درخواست راغب و علاقه مند گرداند.

این فصل تحت عنوان بهره گیری از منابع و تکمیل نوشته، مطالبی را ارائه داده است. نخست بهره گیری از منابع و انعکاس آن در نوشته. (گرچه در قسمت مربوط به ویرایش به نحوی در این مورد صحبت شده است. بدیهی است مطالب مهم درباره کنترل ویرایش بهره گیری از منابع بوده و اصول کار در اینجا به اختصار آمده است).سپس رعایت نکات لازم در جهت کمال نوشته. در اینجا نیز توصیه هایی به قرار زیرارائه شده است:

۱-اولیه

۲- انتخاب واژه ها و تدوین جملات مطلوب و ہجا

۳- مشخصی بودن هدف

۴- قاطعیت و صراحت نامه

۵-روان و روشن نویسی

۶- در نظر گرفتن موقعیت خواننده نامه (مخاطب نامه) پرسشهایی برای بحث و تمرین

پرسشهای گروه الف

۱ – تأثیر شکل ظاهری نوشته در خواننده را بیان فرمایید.

۲ – ویرایش را تعریف کنید.

۳ – پردازشی چیست؟

۴ – مراحل ویرایش را شرح دهید (به اختصار).

۵ – فواید ویرایش را شرح دهید.

۶ – فواید پردازش را شرح دهید.

پرسشهای گروه ب

۱- منابع چیست؟

۲ – بررسی اولیه به چه منظور انجام می شود؟

۳ – مشخص بودن هدف در نوشته چه فایده ای دارد؟

۴ – منظور از روان و روشن نویسی چیست؟

۵ – تقسی مبندی منطقی نوشته چگونه انجام می شود؟

۶ – نوشته چگونه باید پایان یابد؟