– روان و روشن نویسی

از آنجا که نگارش، یکی از مهم ترین وسایل ایجاد ارتباطات در سازمانها و ادارات می باشد، شایسته است که به بهترین وجه از آن استفاده گردد. در این مورد ساده نویسی توصیه می شود. زیرا ساده و بی تکلف نوشتن در تفهیم و تفهم نقش ارزنده ای را ایفا می کند. بنابراین نویسنده باید سعی کند که در موقع تهیه نامه از کلمات ساده و روان استفاده کند. تا همانطور که پیشتر هم گفته شد، برای خواننده به راحتی قابل فهم باشد و به سهولت پیام نویسنده را دریابد. در اینجا لازم به یادآوری است که هدف از ساده نوشتن، نوشتن سطحی و ابتدایی و خالی از مفاهیم علمی نیست، بلکه هدف، جلوگیری از به کار بردن لغات و واژه هایی مشکل و دور از مفاهیم ذهنی و جملات عامیانه و ناقص و غیررساست. در خاتمه این بحث باید یادآوری کنیم که نامه نباید آنقدر مفصل و پر از جملات تکراری باشد که خواننده از خواندن آن ملول و دلگیر شود و نه آنقدر مختصر که به بهانهٔ اختصار، نامه نارسا و بی محتوا گردد. در این صورت پیام گیرنده پیام را درک نمی کند و مشکل افزون می شود. بنابراین باید ضمن رعایت کلیه اصول، سعی بر رعایت اعتدال گردد تا حق مطلب اداء شود و آنچه لازم است، به رشته تحریر در آید.

در نظر گرفتن موقعیت خواننده نامه مخاطب نامه یکی دیگر از اصول صحیح نامه نگاری، در نظر گرفتن موقعیت مخاطب نامه یعنی پیام گیرنده است. به این معنی که تهیه کنندهٔ نامه باید طوری نامه را بنویسد که در حد درک و فهم استفاده کننده از نامه باشد.

قدر مسلم تمام افراد از نظر سواد و معلومات در یک سطح نیستند. بنابراین در نظر گرفتن میزان اطلاع و موقعیت مخاطب نامه از اصول کلی و اصلی کار است. نامه ای که برای مقامات بالای سازمان با دانش و تجربه و تسلط به قوانین و مقررات نوشته میشود، باید با نامه برای سطوح پایین سازمان فرق داشته باشد که اغلب کم تجربه و مبتدی هستند. به هر صورت باید نامه طوری باشد که خواننده، منظور نویسنده را به راحتی درک کند و در مقام پاسخ آن برآید