آشنایی با نحوه تنظیم و تدوین صورتجلسه

 تکلیف جلسه بعدی

قید ارکان صورت جلسه در تنظیم و تدوین صورت جلسه الزامی است. اینک برای روشن شدن مطلب ضمن توضیح لازم، نحوه تنظیم و تدوین صورتجلسه درج میگردد. مشخصات اعضای شرکت کننده: مشخصه های فردی و شغلی هر یک از شرکت کنندگان و همچنین شماره معرفی نامه و یا مجوز شرکت آنان در صورت جلسه نوشته میشود. در صورتی که فرد شرکت کننده به نمایندگی از طرف شخص حقیقی دیگری در جلسه .حضور یافته باشد نام هر دو نفر با توجیه کامل مطلب قید می شود امضای شرکت کنندگان: صورت جلسه با امضای شرکت کنندگان در جلسه رسمیت پیدا می کند. در آخرین صفحه صورت جلسه نام و نام خانوادگی و سمت سازمانی و یا اجتماعی هر یک از شرکت کنندگان نوشته شده و سپس به وسیله فرد مزبور امضای می شود. باید تمام صفحات صورت جلسه هایی که جنبه مالی و یا حقوقی دارند و یا از اهمیت ویژهای یادآور می شود که نام و نام خانوادگی شرکت کننده که برای امضا فقط در صفحه اخر قید میگردد و نیازی به درج در صفحات دیگر نیست و فقط اثر امضا کفایت می نماید.

دستور جلسه: طرح موضوعی است که جلسه برای حل و فصل آن تشکیل گردیده است. دستور جلسه مبین هدف تشکیل جلسه است. منطقی است که دستور جلسه ازقبل تعیین و ضمن دعوت نامه برای اعضا ارسال گردد. به این ترتیب شرکت کننده با مطالعه و آمادگی کافی در جلسه حضور خواهد یافت

مطالب مطروحه: درج مذاکرات در صورت جلسه الزامی است. ممکن است مشروح مذاکرات منعکس گردد و یا اینکه خلاصه و یا رئوس مطالب عنوان شده نوشته شود. تصمیمات اتخاذ شده: بعد از انجام مذاکرات و جمع بندی آن، نتیجه به عنوان تصمیمات متخذه در یک یا چند جمله مستقل تدوین و در صورت جلسه قید میگردد.